Flowy jako pracownik hurtowni

Opis realizacji

Klientem była hurtownia z wieloletnim doświadczeniem na rynku, obsługująca stałych odbiorców głównie telefonicznie i przez SMS. Rosnąca liczba zamówień sprawiła, że ręczne przepisywanie wiadomości, kompletowanie dokumentów i przekazywanie ich między działami zaczęło pochłaniać zbyt dużo czasu i generować pomyłki. Celem wdrożenia Flowy było uporządkowanie tego procesu, jego automatyzacja oraz odciążenie pracowników bez zmiany przyzwyczajeń klientów.

Proces

Hurtownia działa od wielu lat, a zamówienia klienci składają głównie przez SMS.
Proces wyglądał następująco:

Klient wysyła SMS z listą produktów na kolejny dzień.
Pracownik odczytuje wiadomości i przepisuje zamówienia ręcznie na kartkę.
Kartka trafia do magazynu, gdzie magazynier kompletuje zamówienie.
Po skompletowaniu dokument trafia do księgowości, która wystawia fakturę.
Kierowca otrzymuje fakturę + kartkę zamówienia + towar.

Proces był:

powolny,
podatny na błędy,
całkowicie manualny,
zajmował ok. 3 godziny dziennie.

Rozwiązanie

1. Aktualna baza produktów

Flowy został „nauczony” korzystania z aktualnej bazy produktów przechowywanej w Excelu na komputerach pracowników.
Zmiany cen, nowe produkty i aktualizacje wszystko jest zawsze dostępne w czasie rzeczywistym.

2. Baza kontrahentów

Stworzyliśmy bazę klientów (nazwa, adres, NIP, numer telefonu).
Flowy automatycznie rozpoznaje, kto wysłał zamówienie i dopisuje nowych kontrahentów, jeśli się pojawiają.

3. Automatyczne czytanie SMS

Flowy 24/7 odczytuje wszystkie przychodzące SMS-y, analizuje ich treść i dopasowuje pozycje do bazy produktów.

Jeśli zamówienie jest jednoznaczne → Flowy zapisuje je automatycznie do arkusza na kolejny dzień.
Jeśli są niejasności → wysyła notyfikację do pracownika (komputer + telefon), który akceptuje lub odrzuca zamówienie.

4. Grupowanie i przygotowanie zamówień

Flowy zapisuje wszystkie zamówienia w Excelu z datą, klientem i listą produktów.
Tworzy także:

zestawienie produktów na dany dzień (sumy ilości),
grupowanie zamówień po kontrahentach,
historię zamówień.

5. Automatyczny PDF dla magazynu

Codziennie o 06:00 Flowy generuje plik PDF, w którym:

każdy kontrahent to osobna strona,
znajdują się wszystkie zamówienia na dany dzień.

Magazynier drukuje plik i kompletuje zamówienia.

6. Wsparcie dla księgowości

Księgowość ma dostęp do wszystkich zamówień w Excelu i może od razu wystawiać faktury — bez czekania na papierowe kartki.

Efekty

Flowy jako pracownik hurtowni
Proces, który wcześniej zajmował 3 godziny dziennie, teraz trwa kilka minut.
Eliminacja błędów ręcznego przepisywania.
Bieżący podgląd zamówień dla magazynu, księgowości i właściciela.
Automatyzacja działa 24/7 bez nadzoru.
Magazyn i biuro pracują szybciej i bardziej przewidywalnie.

Koszty i zwrot z inwestycji

Wdrożenie Flowy: 3 000 zł
Utrzymanie miesięczne: 500 zł
Oszczędność: 3h dziennie pracy pracownika
Koszt miesięczny pracownika: ok. 1200 zł

Zwrot z inwestycji (ROI):

Flowy spłacił się w około 4 miesiące. Oszczędność roczna to 8 400zł.